A legislação obriga a guarda de documentos por longo prazo e só digitalizá-los não atende à obrigação legal de guarda dos originais? A legislação obriga a guarda de documentos por longo prazo e só digitalizá-los não atende à obrigação legal de guarda dos originais?

Tabela de Temporalidade

Solução: Documento Eletrônico com Valor Legal

Trasladação do documento original do papel p/ suporte digital e seu registro p/ guarda perpétua, com valor jurídico de original autêntico,  preservando autenticidade e integridade documental, não como cópia digitalizada, autenticada ou microfilmada”.

Com o documento original (papel)

transformado em documento original autêntico trasladado, tem-se uma guarda inteligente, juridicamente válida.

Linha do tempo

Dividir as abordagens na linha do tempo, observando os aspectos jurídicos e o conceito de documento:

Vantagens

• valor jurídico de autenticidade do original por Oficial de RTD;
• fim do gasto fixo crescente (espaço/mensalidade);
• fim de tabelas de temporalidade, pois será guardado p/ sempre;
• múltiplos back-ups do original por outro original eletrônico legal;
• traslado do suporte digital para o suporte físico, com valor jurídico;
• eliminação de autenticação de cópias dos originais;
• guarda perene pelos cartórios;
• fim da distribuição física de coctos,dentre outras.